Zahlungsausfälle durch Insolvenzen

So sichern Sie Ihr Unternehmen ab

Die Wirtschaft ist durch die Pandemie, Kriege und Naturkatastrophen ins Wanken geraten. Als Konsequenz daraus müssen viele Firmen durch die Turbulenzen, in die ihre Geschäftspartner:innen geraten sind, täglich Zahlungsausfälle verkraften. Besonders hart trifft das kleine und mittelständische Unternehmen, die mit offenen Forderungen zurückbleiben und so selbst – oft unverschuldet – in finanzielle Turbulenzen geraten. Einen Großteil der Zahlungsausfälle können Sie bereits im Vorfeld verhindern, beispielsweise indem Sie Ihren Kund:innen keinen "Spielraum" für verspätete oder reduzierte Zahlungen ermöglichen. Das geht am einfachsten durch ein straff organisiertes Forderungsmanagement – vom Liefervertrag samt AGBs, über zeitnahe Rechnungslegung bis hin zu Terminevidenzen mit strengem Mahnwesen. Denn: „Das Nichtbezahlen von Rechnungen ist kein Kavaliersdelikt. Sobald Forderungen nicht beglichen werden, sollte ein Mahnprozess gestartet werden. Denn am Ende des Tages geht es vor allem ja um die Liquidität des eigenen Unternehmens“, so Michael Pavlik, Vertriebsleiter des KSV1870.

Mann bei Dokumentenprüfung

Überforderung und Gründungsfehler oft Ursachen für Pleiten

2023 wurden in Österreich 5.380 Firmenpleiten gezählt. Der Kreditschutzverband KSV 1870 kam dabei zu dem Schluss, dass der häufigste Grund für eine Firmenpleite „operative Ursachen“ sind: Gemeint sind damit mangelnde Organisation wie etwas „Schwächen bei der Planung“, „mangelndes Controlling“ und „Absatzschwächen in Bezug auf Werbung, Vertrieb und Kalkulation“. Bei gut einem Fünftel werden vom KSV zudem Gründungsfehler als Insolvenzursache angegeben. Dazu zählen etwa fehlendes Wissen für die Branche oder in der Betriebswirtschaft. „Um erfolgreich zu sein, ist es notwendig, die Mechanismen des Marktes, die Konkurrenz und die individuellen Zielgruppen genau zu kennen“, sagt Karl-Heinz Götze vom KSV.

Tipps, um Ihr Unternehmen vor Zahlungsausfällen zu schützen

1. Stellen Sie Rechnungen immer zeitnah

Sobald die Leistung erbracht ist, sollte die Rechnung zeitnah unter Angabe des Zahlungsziels gelegt werden. Ist das Geld rasch auf dem Konto, verbessert das Ihre eigene Liquidität.

Wird das Zahlungsziel nicht eingehalten, sollte ein Mahnlauf mit Verlängerung der Frist um eine Woche starten. Achtung: Rein rechtlich gibt es keine Verpflichtung, drei Mahnungen zu versenden. Offene Forderungen können jederzeit zum Inkasso übergeben werden.

2. Achten Sie schon auf die ersten Warnzeichen

Beachten Sie Verhaltensänderungen bei Ihren Kund:innen. Kommt eine Stammkundin/ein Stammkunde nur noch sporadisch und mit Miniaufträgen, oder ordert sie/er plötzlich ohne plausiblen Grund hohe Mengen, könnte das ein Zeichen sein, dass sie/er knapp bei Kasse ist oder andere Unternehmen sie/ihn nicht mehr beliefern.

3. Kundendaten auf Knopfdruck verfügbar

Unternehmen sind gut beraten, wenn sie alle notwendigen Kundendaten akribisch erfassen und stetig aktualisieren – unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Nicht aktuelle oder fehlende Informationen sorgen im Geschäftsentfall für unnötige Verzögerungen und administrative Aufwände.

4. Die Kundenstruktur aktiv gestalten

Öfter als man glaubt, erwirtschaften Unternehmen mit wenigen oder gar nur einzelnen Kund:innen den Löwenanteil ihres Umsatzes. Kommt es zu Zahlungsausfällen, dann stürzen diese einen Betrieb rasch in eine existenzbedrohende Situation. Daher: Das Risiko durch ein verantwortungsbewusst gestaltetes Kunden-Portfolio aufteilen.

5. Vereinbarungen schriftlich festhalten

Alle Geschäftsabschlüsse und Rahmenbedingungen sollten schriftlich festgehalten und juristisch wasserdicht formuliert werden. Auch die Formulierung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist im Geschäftsleben ein absolutes Muss. Achten Sie daher auf exakte, eindeutige und formal richtige Formulierungen und Inhalte – wie zB der Vereinbarung eines Eigentumsvorbehalts.

6. Dokumentieren Sie alle geschäftlichen Vorgänge

Ebenso wichtig wie der Vertrag selbst sind Nachweise über seine Erfüllung. Deshalb sollten Sie alle Lieferungen, Abnahmen, zusätzliche oder später getroffene mündliche Absprachen, Nachweise ausliefernder Mitarbeiter:innen oder erbrachte (auch zusätzliche) Dienstleistungen, Service- oder Garantiefälle etc. dokumentieren. Im Zweifel können Sie damit Ihre erbrachten Leistungen bis ins kleinste Detail belegen – notfalls auch vor Gericht.

7. Anmeldung von Forderungen bei Kundeninsolvenz

Eine kleine Quote ist besser als ein Totalausfall. Im Durchschnitt erhalten Gläubiger:innen eine Quote von 10 % bei eröffneten Verfahren. Lassen Sie daher Insolvenzforderungen nicht auf sich beruhen.

8. Kundenrisiken minimieren

Tätigen Sie keinen Geschäftsabschluss mit Neukund:innen, ohne vorher die Bonität des Unternehmens zu prüfen. Aber auch bei Stammkund:innen kann sich an der finanziellen Verlässlichkeit jederzeit etwas ändern – um so schnell wie möglich über Veränderungen informiert zu sein, lohnt sich das laufende Monitoring.

9. Nutzen Sie die Expertise der Oberbank

Sichern Sie Ihren Zahlungseingang und damit Ihre Liquidität im internationalen Geschäft gegen wirtschaftliche und politische Risken ab. Die Oberbank unterstützt Sie dabei mit einer langjährigen Expertise und die bewährten Instrumente des Oberbank Dokumentengeschäfts.

In Zeiten globaler Herausforderungen zählen Akkreditive und Inkassi zu den verlässlichsten Instrumenten zur Sicherstellung von Lieferungen und Zahlungen – ohne, dass Sie sich mit der Bonität Ihrer Geschäftspartnerin/Ihres Geschäftspartners im Detail beschäftigen müssen.

Selbstverständlich begleitet Sie die Oberbank auch bei der Absicherung durch staatliche und private Forderungsversicherer. Die breite Palette an Unterstützung zur Risikominimierung wird durch All-Inclusive Lösungen von Oberbank-Factoring samt inkludierter Forderungsversicherung komplettiert. Unabhängig von der Ausgangslage - Ihre Oberbank SpezialistInnen stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Verwendete Quelle u.a.:

https://www.ksv.at/pressemeldungen/insolvenzursachen-2023-hapert-operativen-basics
https://www.ksv.at/ksvblog/10-tipps-fuer-professionelles-risikomanagement

Dieser Artikel wurde am 27. Juli 2024 aktualisiert.

Fotoquelle: Shutterstock

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